CENTRO DE MICROFILMAGEM DA SEC-BA

Autor: Fernando Paixão

No dia 25 de março de 1980, inaugurava-se o Setor de Microfilmagem da Secretaria da Educação, que, na época, funcionava no Corredor da Vitória, num prédio anexo ao do Museu de Arte da Bahia. Até 1999, 60 mil prontuários foram microfilmados e passaram a fazer parte dos arquivos desse Setor.

Em 2002, já totalizavam 120 mil prontuários, número total de servidores da SEC. Neste mesmo ano, um novo Centro de Microfilmagem da SEC foi reinaugurado. As novas instalações localizavam-se na Ala B da sede da Secretaria, no Centro Administrativo e contavam com leitores copiadores, sistema informatizado de busca de documento, laboratório de revelação, salas de preparação, digitação, microfilmagem, duplicação, inspeção e consulta.

Com o incêndio do prédio da SEC, em 2003, a maior parte do acervo de microfilmes foi salva, uma vez que estava guardada num arquivo de segurança fora do prédio. Com isso, quase 100% dos prontuários dos servidores da Educação foram preservados.

A partir daí, esse Setor passou a ocupar, provisoriamente, o subsolo da SEC, mas hoje, ao completar 29 anos, a Microfilmagem ganha novas dependências, no sétimo andar, num esforço coletivo da atual gestão para acomodar de forma justa um Setor que fez história e guarda extrema importância na vida funcional de milhares de servidores da Secretaria da Educação.

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático.

A mais de três décadas, o sistema com Microfilme é a melhor opção de saída para dados de computador que precisam ser armazenados por longos períodos de tempo.

A informação do microfilme é visualizada através de terminais leitores, equipamentos de baixo custo e simples de manusear. Tecnologia consagrada junto a bancos, indústrias, redes comerciais e instituições de crédito, tem amparo legal e a legislação pertinente para diversas aplicações.
O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.
O microfilme está amparado e protegido pela Lei Federal nº 5.433 de 08 de maio de 1968, e regulamentado pelo Decreto nº 1.799 de 30 de janeiro de 1.996.

O baixo custo de armazenamento e a durabilidade comprovada superior a 100 anos, aliados ao suporte legal da microfilmagem desde 1968 (através da Lei Nº 5.433), consolidaram o uso do sistema COM entre as maiores instituições financeiras do país. Os benefícios estenderam-se às empresas de todos os portes e setores a partir de 1986, com a regulamentação para escrituração mercantil pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), atualizada em 25 de abril de 2006 pela Instrução Normativa Nº 102.

A conversão de documentos sob a forma papel para microfilme é uma prática com provas universais nas mais diversas aplicações e que conta com a experiência de cerca de 70 anos.

Atualmente a conversão de documentos para microfilme ainda é unanimemente considerada como suporte preferencial para arquivo de retenção e backup de segurança do suporte digital.

Desde 1980, data do primeiro serviço de microfilmagem feito pelo Centro de Microfilmagem da SEC, dezenas de milhões de documentos foram convertidos a microfilme, e destes, milhões de consultas e reproduções foram utilizadas para responder entre outros a solicitações de servidores da educação, organismos oficiais e tribunais. O microfilme cópia se destina ao manuseio diário, ao passo que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em nosso arquivo de segurança.

O processo de microfilmagem é composto das atividades de preparação e ordenação dos documentos, indexação e elaboração de índice sistemático no software de gerenciamento de documentos microfilmagem, processamento (revelação), controle de qualidade, revisão, duplicação.

LEGISLAÇÃO

Presidência da RepúblicaSubchefia para Assuntos Jurídicos
LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
Regulamento

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art 6º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência e 80º da República.
A. COSTA E SILVA Luís Antônio da Gama e Silva
Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 10.5.1968